DESAFIOS Vanessa Alves

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DESAFIOS

Vanessa Alves*

A nossa graduação nos ensina a sermos gestores, planejamos, assessoramos, empreendemos, enfim, administramos várias tarefas no nosso dia a dia. Isso tudo é muito importante, porém nossa realidade nos apresenta um grande desafio, o de conseguir colocar todo esse aprendizado em prática.Quando iniciamos uma nova jornada profissional, normalmente, a empresa que atuamos já tem uma grande bagagem de “isso sempre foi assim” e a partir desta afirmação inicia a nossa guerra, afinal é nosso papel contribuir para melhorias, mas nem sempre é uma tarefa fácil. A melhor maneira de começar é pelas pessoas. Primeiro passo é conhecê-las. De imediato nada pode ser mudado ou melhorado. É um costume adaptar as coisas ao nosso modo, precisamos controlar esse impulso. Converse com as pessoas, especialmente com seus colegas, observe, escute, todo ser humano gosta de ser escutado, seja paciente. Outro ponto é “ler” o ambiente, entender as mudanças e os conflitos e após procurar aos poucos transformar.

O nosso comportamento diante do novo é fundamental, por isso devemos ter em mente as regras básicas que são: segurança profissional, aliás, é fundamental, você é um profissional, estudou para executar este trabalho é atualizado e competente, nada pode abalar isso. Capacidade de liderar, bom senso, humildade, simpatia, organização e discrição também são pontos importantes para superar esses desafios iniciais. Acredito que demonstrar essas habilidades lhe dará credibilidade e são os passos principais para conquistar a confiança do seu superior.

Durante nossa história profissional conhecemos diversos climas e culturas empresariais, temos que respeitar, mas claro sem perder nossa identidade pessoal e ética profissional. Resumindo, não aceite tudo que lhe é imposto e melhore o que for possível. Um profissional com formação e preparado para secretariar faz muita diferença, nós somos detentores de técnicas que agregam valor e fazem um diferencial, isso é ter segurança. Até pequenas mudanças fazem a diferença e abrem portas para as grandes. Conquiste seu espaço e faça a diferença.

Vanessa Silva Alves*

Graduada em Secretariado Executivo Trilíngue pela Universidade Luterana do Brasil, ULBRA (2013), atua no secretariado à 12 anos com registro profissional nº 2244 SRTE/RS. Contato: vanes.secretaria@gmail.com

Marketing como Ferramenta de Mapeamento e Alavancagem Organizacional Daniel Lima

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Marketing como Ferramenta de Mapeamento e Alavancagem Organizacional

Daniel Lima*

        De maneira geral e adotando uma linha de exposição bastante simplista, as organizações possuem três pilares de sustentação, sendo eles denominados financeiro, gestão de pessoas e marketing. Não estão aqui dispostos em ordem de importância, pois esta discussão já se exauriu e restou inconclusiva. O departamento financeiro alega que a empresa não prosperaria se não houvesse um controle adequado do fluxo de caixa que assegurasse cobrir os custos de produção e investir; o departamento de gestão de pessoas, por sua vez, alega que são as pessoas quem produzem e sem elas não haveria produtos a serem comercializados e, por conseguinte, tampouco haveria faturamento; já os profissionais do marketing, foco deste texto, argumentam que infrutífero seria ter o produto sem aplicação de técnicas de captação de clientes e vendas.

O senso comum entende marketing como sinônimo de publicidade e propaganda, entretanto, essa deve ser a primeira desmistificação no curso superior, uma vez que publicidade e propaganda são mecanismos de captação de novos clientes que representam apenas uma gota no oceano do marketing, que engloba também aspectos como comportamento do consumidor e pontos de venda. O termo marketing remete a um mercado composto por agentes como empresa, concorrente, cliente e fornecedor que interagem entre si e disputam poder caracterizando esse mercado, portanto, como orgânico, dinâmico e em constante transformação.

        A partir da definição do público-alvo para determinado produto ou serviço, bem como do cálculo da fatia de mercado já dominada pelos concorrentes, é possível mapear a margem de crescimento potencial da empresa e traçar um plano de ação publicitária que, quando implementado em locais estratégicos, potencializa a captação de novos clientes.  

        Entretanto, cabe destacar que a captação de novos clientes não necessariamente garante crescimento, pois caso a empresa apresente falhas de fidelização, a captação apenas neutraliza as perdas oriundas dessas falhas. Portanto, é primordial manter a visão externa e estar atento às oportunidades de captar novos clientes, mas é igualmente importante zelar pela qualidade dos procedimentos internos, no sentido de garantir a satisfação do cliente já captado e manter esforços diários de fidelização.

Daniel Lima*É formado em Secretariado Executivo Bilíngue pela UPF em 2005. Pós-graduado em Comércio e Relações Internacionais pela UCS em 2007 (incluindo módulo internacional na UADE - Universidad Argentina de la Empresa em Buenos Aires/Argentina). Mestre em Administração pela UFRGS em 2014 (incluindo módulos internacionais na HEC - Hautes Etudes Commerciales em Paris/França e EADA - Escuela de Alta Direction y Administracion em Barcelona/Espanha). Doutorando em Administração pela USCS - Universidade de São Caetano do Sul (SP) em andamento. CARGO ATUAL: Diretor do CCAA.

Composição de mesa

Composição de mesa

A mesa principal ou diretiva é formada a partir das pessoas mais importantes, com os demais integrantes colocados à direita e à esquerda do anfitrião. Nas composições de mesa devem ser observadas as precedências.

O primeiro item observado para compor uma mesa é o número de pessoas que farão parte da mesma.

Mesa com cabeceira par

a) Se o número de pessoas for par não existe um centro, portanto, o mais importante fica à direita de um centro imaginário.

      

Mesa com cabeceira ímpar

b) Se o número de pessoas for ímpar, há um centro, e, portanto, será ocupado pela pessoa mais importante.

* Mestra em Educação, Especialista em Assessoria Executiva e Bacharela em Secretariado Executivo Bilíngue pela Universidade de Passo Fundo. Professora do curso de Secretariado Executivo da Universidade de Passo Fundo.

Conhecimento e crescimento constantes Indi Silva

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Conhecimento e crescimento constantes

*Indi Silva

A Graduação em Secretariado Executivo trouxe entre tantas experiências, o convívio, o prazer e a satisfação em atuar com pessoas. Durante a graduação muitas das disciplinas nos direcionavam a eventos, assessorias, práticas secretariais, projetos de extensão,  administração, empreendedorismo e  gestão de pessoas.  O curso abre uma vasta dimensão onde o secretário executivo pode atuar, não foca apenas uma determinada área, somos polivalentes, proativos e estamos sempre em contato com pessoas, podemos ser gestores,  com um grande diferencial, que é o olhar sistêmico, nosso foco são todos os olhares, não nos satisfazemos com uma resposta, somos questionadores, porque sabemos do potencial em sermos secretários executivos. Ao cursar a graduação, eu não atuava na área, foi após concluir a graduação que então consegui dentro da organização que atuo trocar de setor e cargo, a graduação foi o principal fator que me fez alcançar um dos meus objetivos. Após concluir me formar dei continuidade aos estudos, realizei a Especialização em Gestão de Pessoas  e a Formação em Professional Self  & Coaching, sempre participando de cursos, palestras e seminários relacionados a treinamento e desenvolvimento.  

O despertar de todo meu conhecimento foi nos bancos da faculdade, foi ali durante três anos e meio que todos meus objetivos foram em partes alcançados, e foi em sala de aula com excelentes professores  que aprendi a ser a pessoa e profissional que hoje sou, foram eles que tive como exemplos. Tenho orgulho em saber que muitos de meus colegas de faculdade continuam se atualizando, outros partiram para outra graduação para aprimorar seus conhecimentos, porém acredito que permanece no marco da história de cada um, o início que foi onde tudo começou. O futuro somos nós, a graduação é a nossa base, e é a partir da base que se constrói um castelo, e como todo e qualquer meta a ser alcançada e  consolidada, ela precisa ser bem edificada.  Se você não ultrapassar as barreiras que te impedem de vencer, o crescimento não surgirá sozinho.

*Indi Silva

Graduação: Secretariado Executivo, Especialista em Gestão de Pessoas e Professional Self & Coach

Atualmente: Assistente Administrativo na UPF.

Data de colação de grau: janeiro 2011, foi na turma 2010/II

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Vida de estudante não é fácil

Daniel Lima*

São diversos os programas curriculares dos cursos de graduação. Alguns não permitem que o aluno concilie estudos e trabalho, porém uma parcela significativa desses cursos não exige dedicação integral e são ofertados à noite permitindo suprir a necessidade laboral. Só assim os alunos conseguem honrar as altíssimas parcelas estipuladas pelas instituições de ensino superior. Essa necessidade torna-se mais acentuada no contexto brasileiro quando comparada à realidade de outros países. Surge a primeira dificuldade acadêmica: a de ordem financeira!

Esperançosos acerca de um aumento de renda oriundo do diploma, os estudantes prosseguem com o orçamento limitado, controlando até mesmo sua assiduidade em festas, justamente na faixa etária mais propicia para isso. E quando as provas começam a ser agendadas coincidentemente todas na mesma semana, a desconfiança dos alunos de que existe uma organização secreta de professores que pré-acordam as datas das provas com o único objetivo de fazê-los sofrer, torna-se uma certeza. Surge a segunda dificuldade: Escassez de tempo! Afinal, todos trabalham.

A elaboração da monografia é outro trecho doloroso do caminho que leva até a colação de grau. Começa com a escolha de um orientador, normalmente aquele professor com o qual sempre se teve muita afinidade; mal sabem os alunos que essa afinidade se converte em angústias e frustrações que se manifestam por meio de planejamentos sinistros de assassinato! Isso ocorre porque o acadêmico ainda não tem a serenidade necessária para ouvir efetivamente as críticas e usá-las de forma construtiva em seu trabalho final; ele ainda não entende que a constante reformulação de parágrafos é, na verdade, um exercício de reflexão que melhora sua capacidade cognitiva.

Enfim chega o momento da formatura e com ela as despesas do baile que não foram projetadas no início do curso e agravam ainda mais a primeira dificuldade. Mas apesar de todos os percalços, misteriosamente, essa é uma época que deixa muitas saudades e, embora não seja o fim da vida estudantil, pois especializar-se é preciso, não se iluda, nada se compara ao nosso primeiro curso na faculdade.

Daniel Lima*

É formado em Secretariado Executivo Bilíngue pela UPF em 2005. Pós-graduado em Comércio e Relações Internacionais pela UCS em 2007 (incluindo módulo internacional na UADE - Universidad Argentina de la Empresa em Buenos Aires/Argentina). Mestre em Administração pela UFRGS em 2014 (incluindo módulos internacionais na HEC - Hautes Etudes Commerciales em Paris/França e EADA - Escuela de Alta Direction y Administracion em Barcelona/Espanha). Doutorando em Administração pela USCS - Universidade de São Caetano do Sul (SP) em andamento. CARGO ATUAL: Diretor do CCAA.

O Pequeno Empresário em meio ao Cenário Político-Econômico Atual

Fonte:unisalgp.wordpress.com

O Pequeno Empresário em meio ao Cenário Político-Econômico Atual

Daniel Lima*

Eventos recentes na política brasileira deram o que falar. De um lado, acusam o governo de corrupto e incompetente; de outro, alegam que o nível de corrupção está dentro do padrão histórico e que foi exagerado pela mídia e por uma oposição partidária inconformada que, em um esforço conjunto, orquestraram um grande golpe à democracia! Uns lembram constantemente dos avanços dos últimos anos na área social; outros, da guerra vitoriosa contra a inflação. Cada qual com sua parcela de razão e fanatismo. O fato é que nem o mais criativo dos roteiristas conseguiria escrever tamanho drama.

Mas como andará a vida do pequeno empresário em meio ao caos político? Seria a recessão econômica ilusão? Há os que defendam que o consumidor continua com seu poder aquisitivo intacto e que, chantageado emocionalmente pela televisão, opta por cautela. Entretanto, no momento em que esse consumidor deixa de levar a família para jantar ou adia a compra do sapato, os proprietários do restaurante e da loja de calçados instintivamente reagem à queda do faturamento demitindo garçons e vendedores. O efeito da cautela desencadeada pelo caos político se alastra e contamina toda a economia, provocando, inclusive, a redução na arrecadação de impostos e o aumento dos custos do governo com seguro-desemprego.

Sob uma ótica “capitalista selvagem”, o empresário é a ganância encarnada que enriquece com a exploração do trabalho alheio e sonegação fiscal. Cabe lembrar, entretanto, que o pequeno empresário é representativo na geração de emprego e renda e está sendo sufocado por uma legislação trabalhista que, com a nobre intenção de reduzir a desigualdade entre as partes, muito lhe exige e pouco lhe oferece, agravando ainda mais a crise e rachando esse importante pilar da economia composto pela classe empresária.

Talvez nesse desaquecimento da economia o mercado esteja filtrando as empresas e ao final desse doloroso processo restarão apenas aquelas mais competitivas e bem geridas. Da classe política, o momento exige reflexão e mobilização para executar as tão necessárias reformas, no sentido de aumentar o rigor e punir corruptos com exemplaridade, bem como desonerar o pequeno empresário.

Daniel Lima*

É formado em Secretariado Executivo Bilíngue pela UPF em 2005. Pós-graduado em Comércio e Relações Internacionais pela UCS em 2007 (incluindo módulo internacional na UADE - Universidad Argentina de la Empresa em Buenos Aires/Argentina). Mestre em Administração pela UFRGS em 2014 (incluindo módulos internacionais na HEC - Hautes Etudes Commerciales em Paris/França e EADA - Escuela de Alta Direction y Administracion em Barcelona/Espanha). Doutorando em Administração pela USCS - Universidade de São Caetano do Sul (SP) em andamento. CARGO ATUAL: Diretor do CCAA.  

PROTOCOLO: a mestria de um Secretário Executivo

Fonte: afontedevida.blogspot.com

PROTOCOLO: a mestria de um Secretário Executivo

Liliane Vaz*

O bom andamento de um evento traz consigo a necessidade de um protocolo, desde o evento mais descontraído ao mais formal.

Protocolo surgiu, segundo Portela e Schumacher (2006, p. 104) para dar diretriz a uma cerimônia, e dar clareza a cada um dos participantes, de suas reais regalias a que têm direito. Também, o protocolo interliga as pessoas e faz com que essa convivência ocorra de forma harmônica.

A preparação do protocolo se inicia ao receber o texto, o qual será executado em determinado evento.

O protocolo pode ser somente executado, já vir pronto ou também pode ser criado junto dos responsáveis do evento com o profissional responsável pela execução no dia.

Dentro da minha preparação, sempre poupo minha voz no dia do evento, para não adquirir rouquidão ou voz fanha na execução. Também, leio muitas e muitas vezes, para conhecer bem o texto, e isso nos dá a vantagem de não errar. Leio em voz alta e também é interessante gravar, para ouvir e ver onde precisa melhorar. Confiro as precedências das autoridades e também a pronúncia de todos os nomes, sobrenomes e palavras que não são corriqueiras.

Sabe-se que falar em público é algo que assusta a muitos, mas acredito que a preparação nos leva a perfeição, ou seja, você ler um protocolo várias e várias vezes, resulta em conhecer o que está lendo e automaticamente, leva ao encontro da segurança.

Antes de iniciar um protocolo, prefiro sempre me concentrar sozinha. Nunca devemos esquecer de testar o microfone e também nunca deixar de combinar com a pessoa responsável pelo som os detalhes do evento, e para isso, deve-se passar uma cópia para que este responsável saiba o andamento da cerimônia e não haja falha de nenhuma das partes.

Devemos nos preparar para qualquer imprevisto, como por exemplo chegar no local do evento e não termos a disposição um púlpito, ou não termos um pedestal para microfone, ou até mesmo, dividir o mesmo microfone com as autoridades.

Executar protocolos, a partir da minha experiência adquirida no curso de Secretariado Executivo da Universidade de Passo Fundo, é algo que faço com muito prazer.

Referências:

PORTELA, Keyla Christina Almeida; SCHUMACHER, Alexandre José. Ferramentas do Secretário Executivo.1. ed. São Paulo: Editora Viena, 2006.

Liliane Vaz*

É formada pela Universidade de Passo Fundo em Secretariado Executivo.Atualmente é Assistente Técnico II, no Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial – SENAI PASSO FUNDO.Possui experiência em cerimonial e protocolo e também na área administrativa, com ênfase em assessoria à gestão.